Outlook Online nyní obsahuje funkce, které při nastavení automatické odpovědi provedou několik úkonů, díky kterým připraví Váš kalendář a kolegy na to, že si berete dovolenou.
Po dobu své dovolené máte nyní v Outlook Online možnost:
- Blokovat svůj kalendář po dobu, kdy jste mimo kancelář
- Automaticky odmítat nové pozvánky na události, ke kterým dojde v době, kdy jste mimo kancelář
- Odmítat a rušit své schůzky během tohoto období
Blokace kalendáře v době, kdy jste mimo kancelář:
Při nastavení automatické odpovědi můžete nastavit také automatickou blokaci kalendáře v době, kdy budete mimo kancelář. Ostatní, tak budou vědět, kdy jste pryč pouhým nahlédnutí do Vašeho kalendáře. Outlook totiž automaticky vytvoří schůzku na celou dobu, co je nastavena automatická odpověď.
Když se tedy kolegové podívají na Vaši dostupnost, za pomoci funkce Pomocník pro plánování, uvidí, že jste v době, na kterou jste dovolenou naplánovali, prostřednictvím automatické odpovědi, nedostupní.
Odmítat a rušit schůzky během období, kdy nejste v kanceláři:
Další možnost, kterou můžete při nastavování automatické odpovědi zvolit je odmítnutí a zrušení schůzek, které jsou na termín dovolené/služební cesty/apod. naplánované. Jakmile nastavíte automatickou odpověď, Outlook při zaškrtnutí možnosti, „Odmítat a rušit moje schůzky během tohoto období“, vyhledá schůzky, které jsou na toto období dohodnuty a zaznamenány v kalendáři a nabídne Vám možnost vybrat si, které schůzky má zrušit a které zanechat.
Zpráva pro účastníky zrušených schůzek:
Pro schůzky, které budou zrušeny, máte možnost také napsat zprávu, kterou Outlook odešle těm, kteří se měli schůzky zúčastnit. Pro napsání zprávy klikněte na roletkové menu pod „Odmítat a rušit moje schůzky během tohoto období“ a zvolte možnost „Vytvořte si zprávu, která má být v odpovědi“.
Automatické odpovědi v době, kdy jste pryč:
Samozřejmě práce Outlooku ještě nekončí. V době, kdy jste mimo kancelář, rozesílá Vámi nastavenou automatickou odpověď na přijaté emaily a automaticky odmítá pozvánky na události, které se konají v době Vaší dovolené.
Všechny tyto emaily a události jsou samozřejmě zachovány v doručené poště, takže po svém návratu máte přehled, co se dělo.
Jak nastavit automatickou odpověď?
V Office 365 si otevřete Poštu. Vpravo nahoře klikněte na ozubené kolečko a v menu, které se Vám zobrazí, zvolte Automatické odpovědi.
Chcete mít neustále přehled o novinkách na našem webu?
[wysija_form id=”1″]
